3. DS. Đoàn Ngọc Bích, cán sự
III. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ, VIỆC LÀM CHO VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG THUỘC PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
1. Phân công nhiệm vụ, việc làm:
1.1. Ông Đỗ Hưng Vượng, Dược sĩ CKI, Chuyên viên chính, Trưởng phòng
- Tham mưu cho Hiệu trưởng, dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng Trường Đại học Dược Hà Nội (sau đây gọi tắt là Trường), quản lý và lãnh đạo viên chức, người lao động (viết tắt là VC, NLĐ) thuộc Phòng Tổ chức cán bộ (sau đây gọi tắt là Phòng) thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước và các quy định, quy chế của Trường theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các mặt công tác và quản lý nhân sự của Phòng; đảm bảo dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của Phòng.
- Xây dựng kế hoạch tổ chức bộ máy, nhân lực, vị trí việc làm; quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý; xây dựng và theo dõi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tập thể, cá nhân trong Trường theo thẩm quyền được giao.
- Xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, tuần của Phòng để thực hiện kế hoạch công tác của Trường, nghị quyết của Đảng ủy và chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác, chuyên môn nghiệp vụ của VC, NLĐ trong Phòng; xây dựng tác phong làm việc, duy trì kỷ luật lao động, mối quan hệ đoàn kết, dân chủ, thân ái trong nội bộ Phòng và với các đơn vị trong Trường; chăm lo điều kiện làm việc, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ cho VC, NLĐ trong Phòng.
- Theo dõi, chỉ đạo Phòng thực hiện công tác tổ chức bộ máy; công tác cán bộ; công tác an ninh chính trị nội bộ, trật tự an toàn xã hội; công tác quân sự địa phương; công tác phòng chống tham nhũng, minh bạch tài sản trong Trường theo chức năng nhiệm vụ của Phòng được giao.
- Trình/duyệt các văn bản do Phòng soạn thảo gửi đi hoặc trình Ban Giám hiệu ký.
- Xử lý văn bản đến: phê duyệt và phân công VC, NLĐ trong Phòng giải quyết văn bản do Ban Giám hiệu chuyển đến.
- Thực hiện nhiệm vụ Thanh tra của Thủ trưởng đơn vị theo quy định của Bộ Y tế.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu hoặc Hiệu trưởng phân công.
1.2. Bà Lê Thị Dinh, Thạc sĩ Dược, Chuyên viên
a) Theo dõi và giải quyết các mặt công tác:
- Đào tạo, bồi dưỡng CC, VC, NLĐ; bồi hoàn chi phí đào tạo; quản lý, ghi chép theo dõi đào tạo, bồi dưỡng (có sổ theo dõi).
- CC, VC, NLĐ đi nước ngoài (phối hợp Phòng Hợp tác quốc tế); quản lý, ghi chép theo dõi đoàn ra (có sổ theo dõi)..
- Kiểm tra chấm công lao động các đơn vị, chế độ làm việc, kỷ luật lao động; chấm công lao động của Phòng; quản lý Bảng chấm công của các đơn vị.
- Theo dõi nghỉ phép, nghỉ hiếu, hỉ (có sổ theo dõi).
- Chế độ làm việc và giờ giảng chuẩn của giảng viên/nghiên cứu viên.
- Thử việc/tập sự; bổ nhiệm ngạch/chức danh nghề nghiệp khi hết thời gian thử việc/tập sự; chuyển ngạch/chức danh nghề nghiệp theo tiêu chuẩn và quy định về vị trí việc làm.
- Hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động, hợp đồng thời vụ/vụ việc/thuê khoán chuyên môn.
- Hưu trí, thôi việc, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng;
- Kéo dài thời gian công tác;
- Giảng viên thỉnh giảng, kiêm giảng.
- Rà soát danh sách chi lương, thưởng, lễ Tết, … và các chế độ liên quan đến Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường (phối hợp với Phòng Tài chính kế toán).
- Giám sát, đôn đốc thông tin các đơn vị; điều chỉnh, bổ sung thông tin của Phòng trên trang thông tin điện tử của Trường;
- Thực hiện ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự (phối hợp với bà Đoàn Ngọc Bích).
b) Giúp Trưởng phòng xây dựng và thực hiện:
- Công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo quản lý.
- Kế hoạch nhân lực, vị trí việc làm;
- Công tác tuyển dụng, điều động nhân lực;
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;
- Thủ quỹ của Phòng; mua sắm, quản lý văn phòng phẩm;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng hoặc Ban Giám hiệu phân công.
1.3. Bà Bạch Phương Thanh, Thạc sĩ Hành chính, Chuyên viên
a) Theo dõi và giải quyết các mặt công tác:
- Tiền lương, phụ cấp quanh lương; phụ cấp thâm niên nhà giáo; nâng lương; nghỉ không hưởng lương; quản lý, ghi chép theo dõi diễn biến lương.
- Tổng kết năm học; thi đua, khen thưởng, kỷ luật CC, VC, NLĐ; quản lý phôi giấy khen, bằng khen; quản lý, ghi chép theo dõi thi đua, khen thưởng.
- Chế độ liên quan đến công lao động, chế độ độc hại, phụ cấp độc hại.
- Quân sự địa phương, sĩ quan dự bị, tự vệ (phối hợp với Bộ môn Giáo dục quốc phòng);
- Bảo hộ, vệ sinh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong Trường.
- Bình đẳng giới, vì sự tiến bộ của phụ nữ.
- Quản lý hồ sơ VC, NLĐ hưu trí, mất sức, thôi việc… và hồ sơ sinh viên (trong thời gian Phòng được Trường phân công quản lý).
- Giám sát, đôn đốc các đơn vị đưa văn bản chế độ chính sách của Nhà nước và quy chế, quy định của Trường theo lĩnh vực công tác lên trang thông tin điện tử của Trường; trực tiếp đưa các văn bản chế độ chính sách của Nhà nước và quy chế, quy định của Trường liên quan đến công tác tổ chức cán bộ).
- Theo dõi quản lý trang thiết bị, tài sản cố định của Phòng (phối hợp với Phòng Quản trị, Phòng Vật tư - TTB và Phòng CNTT).
- Thực hiện ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự (phối hợp với bà Đoàn Ngọc Bích).
b) Giúp Trưởng phòng xây dựng và thực hiện:
- Công tác bổ nhiệm ngạch/chức danh nghề nghiệp khi thăng hạng viên chức.
- Công tác an ninh chính trị nội bộ, trật tự an toàn xã hội trong Trường; giám sát, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng bảo vệ của Nhà trường với đối tác.
- Công tác phòng chống tham nhũng, kê khai, công khai minh bạch tài sản.
- Xác nhận các thông tin liên quan đến hồ sơ VC, NLĐ hưu trí, mất sức, thôi việc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng hoặc Ban giám hiệu phân công.
1.4. Bà Đoàn Ngọc Bích, Dược sĩ, Cán sự
a) Theo dõi và giải quyết các mặt công tác:
- Thực hiện công tác quản lý hồ sơ CC, VC, NLĐ đang công tác; quản lý và thực hiện ứng dụng chương trình quản lý nhân sự, hồ sơ CC, VC, NLĐ bằng tin học (theo phần mềm của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Trường); cập nhật thông tin cá nhân vào dữ liệu hồ sơ đã lưu trữ, định kỳ sao lưu dữ liệu sang ổ cứng/đĩa CD; bảo mật thông tin hồ sơ CC, VC, NLĐ.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Phòng:
+ Tiếp nhận công văn đến và các loại giấy tờ cần lưu trữ quản lý của cá nhân, tổ chức;
+ Quản lý, ghi chép theo dõi công văn đi, đến của Phòng.
+ In, sao văn bản thuộc thẩm quyền Phòng.
+ Lưu trữ và lập hồ sơ lưu trữ các loại văn bản, tài liệu liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ của Trường hoặc liên quan đến thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
- Thực hiện công tác thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan chức năng và Lãnh đạo Trường.
- Theo dõi và giải quyết chế độ chính sách liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể; quản lý, ghi chép theo dõi giao, trả sổ BHXH, hồ sơ BHXH, BHYT.
- Theo dõi, báo cáo biến động nhân lực hàng quý.
- Theo dõi nghỉ ốm đau, thai sản (có sổ ghi theo dõi).
- Rà soát danh sách nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn; thâm niên nhà giáo (phối hợp với bà Bạch Phương Thanh).
b) Giúp Trưởng phòng xây dựng và thực hiện:
- Xác nhận các thông tin liên quan đến hồ sơ CC, VC, NLĐ hiện đang làm việc tại Trường.
- Quản lý việc sử dụng quỹ Phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng hoặc Ban Giám hiệu phân công.
c) Thực hiện công việc của Tổ trưởng Công đoàn
2. Quan hệ công tác:
2.1. Quan hệ công tác trong Phòng
- Quan hệ công tác giữa Trưởng phòng và VC, NLĐ trong Phòng là quan hệ cấp trên và cấp dưới. Quan hệ công tác giữa VC, NLĐ trong Phòng với nhau là quan hệ phối hợp.
- Trưởng phòng: điều hành mọi hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng và trước pháp luật về các hoạt động của Phòng. Khi Trưởng phòng vắng mặt phải uỷ nhiệm quản lý điều hành hoạt động của Phòng theo quy định.
- VC, NLĐ thuộc Phòng:
+ Chấp hành sự chỉ đạo, phân công của Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật trong việc thi hành nhiệm vụ được giao về tiến độ, chất lượng, hiệu quả công việc;
+ Xử lý và giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; không được tự ý trao đổi, làm việc, cung cấp số liệu, thông tin do Phòng theo dõi, quản lý với danh nghĩa của Phòng khi chưa có ý kiến của Trưởng phòng.
+ Lập quy trình giải quyết công việc được giao; tuân thủ trình tự, thủ tục giải quyết công việc theo đúng quy định; phát huy năng lực cá nhân, đề cao sự phối hợp công tác, chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc, nếu khó khăn vướng mắc phải báo cáo ngay Trưởng phòng để giải quyết.
+ Trong giờ làm việc nếu nghỉ việc, vắng mặt phải báo cáo Trưởng phòng hoặc VC, NLĐ trong Phòng nếu Trưởng phòng đi vắng.
+ Trường hợp Ban giám hiệu làm việc hoặc cử đi họp, đi công tác trực tiếp với VC, NLĐ thì VC, NLĐ có trách nhiệm thi hành và báo cáo Trưởng phòng.
2.2. Các quan hệ công tác khác
- Quan hệ giữa Trưởng phòng với Bí thư chi bộ và Tổ trưởng công đoàn:
+ Trưởng phòng tạo điều kiện thuận lợi để chi bộ Đảng, tổ Công đoàn hoạt động có hiệu quả, theo đúng điều lệ, tôn chỉ và sự chỉ đạo của tổ chức Đảng, Công đoàn cấp trên, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của Phòng, tăng cường sự đoàn kết, nâng cao đời sống, điều kiện làm việc cho VC, NLĐ;
+ Quan hệ Trưởng phòng với Bí thư chi bộ là quan hệ phối hợp công tác để thực hiện Nghị quyết Đảng ủy, nhiệm vụ của Phòng. Trưởng phòng tham khảo ý kiến của Bí thư Chi bộ, Tổ trưởng Công đoàn trước khi quyết định các vấn đề có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của VC, NLĐ thuộc Phòng;
+ Trưởng phòng chịu sự lãnh đạo, kiểm tra của Chi bộ đảng; phối hợp với Chi bộ Đảng và Tổ Công đoàn chăm lo cho VC, NLĐ; đảm bảo thực hiện dân chủ, xây dựng nề nếp văn hóa, kỷ cương hành chính.
- VC, NLĐ là đảng viên, đoàn viên công đoàn, hội viên các tổ chức phải nghiêm chỉnh thực hiện các quy định về nghĩa vụ và trách nhiệm của VC, NLĐ, người đảng viên, đoàn viên công đoàn.
3. Chế độ họp Phòng
- Họp thường kỳ hàng tháng: 10 giờ sáng thứ Hai đầu tiên của tháng (nếu thay đổi Trưởng phòng sẽ thông báo).
- Họp sơ kết, tổng kết, họp đột xuất: theo triệu tập của Trưởng phòng hoặc Ban Giám hiệu.
- Họp chi bộ: theo triệu tập của Bí thư chi bộ.
- Họp tổ Công đoàn: theo triệu tập của Tổ trưởng Công đoàn.
- VC, NLĐ thuộc Phòng tham dự các cuộc họp do BGH phân công, triệu tập phải báo cáo Trưởng phòng.