Chức năng nhiệm vụ viên chức phòng HTQT (16/09/2019)

​1. Đinh Thị Hiền Vân (100 % biên chế)

1.1. Công tác quản lý

- Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của phòng HTQT theo chức năng , nhiệm vụ phòng

- Chỉ đạo, phân công, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra kết quả triển khai các hoạt động của các chuyên viên trong phòng.

- Nghiên cứu, đề xuất hướng cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Đơn vị; quản lý cán bộ, trang thiết bị làm việc, tài liệu công tác theo qui định của Nhà nước và Nhà trường.

- Xây dựng một môi trường làm việc chia sẻ và đồng thuận tại đơn vị.

1.2. Công tác chuyên môn

- Nghiên cứu và đề xuất định hướng phát triển công tác HTQT của nhà trường và xúc tiến vận động, xây dựng các chương trình/ dự án mới.

- Đôn đốc triển khai, giám sát tiến độ các dự án/ chương trình hợp tác/ văn bản thỏa thuận đã được phê duyệt

- Chịu trách nhiệm báo cáo Nhà trường, các bộ ngành liên quan: kế hoạch tiến độ, báo cáo tiến độ các chương trình hợp tác, dự án, kế hoạch đoàn vào, kế hoạch đoàn ra theo chương trình hợp tác/ dự án…

- Chịu trách nhiệm chính trong đề xuất và xây dựng các văn bản pháp quy/ quy trình của công tác HTQT

- Ủy viên và ủy viên giám sát của một số chương trình, dự án: Dự án B18, dự án ADB.

- Thư ký kiêm Giám sát dự án ODA EDCF Hàn Quốc (kiêm nhiệm 50 %) với một số công việc cụ thể theo mô tả tại quy chế tổ chức và hoạt động của dự án được BYT phê duyệt và các công việc khác do Ban giám đốc dự án phân công.

- Chịu trách nhiệm trong xây dựng, vận động các chương trình/ dự án: Pharmacy excellent, dự án với JW company của BM Bào chế, dự án với Camerino về nghiên cứu và Eramus Plus, dự án Eramus plus với ĐH Tartu – Estonia; dự án KOICA Hàn Quốc.

- Tư vấn về pháp lý và các quy định hiện hành cho các Ban QLDA, các Bộ môn trong xây dựng/ vận động chương trình hợp tác/ dự án mới.

- Đầu mối đàm phán nội dung của tất cả thỏa thuận hợp tác quốc tế liên quan đến các mảng nhà trường quản lý.

-  Đầu mối liên hệ, xúc tiến hợp tác với các trường, đối tác quốc tế, Đại sứ quán thuộc các nước của Châu Âu ( khối tiếng Anh).

 

2.Nguyễn Thành Hải (30 % biên chế)

2.1. Phụ trách nhóm các chương trình hợp tác/ dự án khối tiếng Pháp đã được phê duyệt: chương trình DU với CH Pháp, dự án B18 (điều phối viên), dự án 9C (ủy viên), các lớp tập huấn/ khóa đào tạo liên tục do giảng viên các trường của Pháp thực hiện, chương trình đào tạo thạc sĩ liên kết dược M1M2; Chương trình/dự án phối hợp về bào chế thuốc giữa Bộ môn Bào chế/HUP và Đại học Leuven. Công việc bao gồm nhưng không giới hạn:

 - Liên hệ với các cơ quan chức năng liên quan làm thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn vào thuộc phạm vi phụ trách, bao gồm giải quyết các vấn đề phát sinh.

- Trao đổi/ phối hợp trao đổi với chuyên gia và các đơn vị liên quan xây dựng nội dung bài giảng (riêng đối với M1M2: do phòng SĐH thực hiện).

- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón chuyên gia (ăn trưa, chiêu đãi, hỗ trợ dịch thuật, trợ giảng....).

- Lên kế hoạch, quản lý tiến độ, hiệu quả các dự án/ chương trình hợp tác do cá nhân quản lý.

- Viết tin, sắp xếp xe cộ đưa đón và chuẩn bị các hoạt động lễ tân liên quan.

2.2. Đầu mối liên hệ và xúc tiến hợp tác với các trường ĐH/ Đại sứ quán của các nước: Vương Quốc Bỉ, CH Pháp, Canada, Lào, Campuchia, Phái đoàn Wallonie Bruxelles, Tổ chức Pháp ngữ AUF (khối pháp ngữ).

2.3. Đầu mối xúc tiến, phát triển các dự án nghiên cứu. Phụ trách các chương trình hợp tác của Viện Công nghệ dược phẩm quốc gia, Bộ môn Dược lâm sàng.

2.4. Tư vấn, hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ xin học bổng sau đại học hoặc học bổng đi học tập ngắn hạn với các nước thuộc khối pháp ngữ (Đại sứ quán Pháp, Bỉ hoặc AUF).

2.5. Đầu mối trao đổi, giám sát, báo cáo tiến độ của chương trình hợp tác giữa HUP với các công ty Dược phẩm (công ty Astrazenica; Jansen Ciclag; Santen...);

2.6. Phối hợp với My thực hiện/ quản lý các chương trình trao đổi sinh viên trong và sau đại học với các nước 

- Trao đổi với các trường đối tác lên kế hoạch trao đổi sinh viên hàng năm;

- Trao đổi với các đơn vị liên quan trong tổ chức tiếp nhận: (1) Hướng dẫn sinh viên các thủ tục cần thiết (thủ tục báo cáo, hòa nhập cộng đồng…); (2) Trao đổi với các đơn vị tiếp nhận đánh giá kết quả học tập của sinh viên ; (3) thống kê/ quản lý chương trình trao đổi sinh viên hàng năm; mở  rộng/ tìm kiếm thị trường mới…(4) Trao đổi với phía bạn, sinh viên tiếp nhận và các đơn vị liên quan xây dựng và trình phê duyệt chương trình thực tập.

- Trao đổi với đối tác và các đơn vị liên quan trong gửi sinh viên HUP thực tập đại học và sau đại học tại nước ngoài: (1) lên chương trình thực tập; (2) hướng dẫn các thủ tục xuất nhập cảnh và hòa nhập cộng đồng; (3) Hỗ trợ sinh viên nếu có phát sinh, vướng mắc tại trường bạn.

2.7. Phối hợp/ hỗ trợ đồng nghiệp và các công việc khác theo chỉ đạo của trưởng phòng.

 

3. Nguyễn Thị Linh Hà (100 % biên chế)

3.1. Phụ trách biên tập, đưa tin trên trang web tiếng Anh và trang tiếng Việt mục  HTQT: (1) Trang web tiếng Việt: Viết tin bài về sự kiện (bản tin thuộc đoàn phạm vi quản lý); post tin khi nhận được tin của các chuyên viên khác; (2) Trang web tiếng Anh: Dịch/ biên tập bản dịch bản tin sự kiện của trang web tiếng Việt (phần nội dung cá nhân quản lý và các bản tin của các đồng nghiệp khối tiếng Pháp), cập nhật thông tin các mục trong trang.

3.2. Quản lý mảng cập nhật thông tin học bổng, du học cho sinh viên và cán bộ trong trường

3.3. Phụ trách các chương trình, dự án do WHO tài trợ: trao đổi với phía bạn và các đơn vị trong trường xây dựng kế hoạch vận động dự án hàng năm; hỗ trợ các đơn vị hoàn tất các thủ tục phê duyệt của chính phủ VN và nhà tài trợ; Tư vấn/ giám sát công tác triển khai các chương trình/ dự án; Hỗ trợ ốp tiến độ các chương trình/ dự án; Phối hợp với TCKT hoàn tất các báo cáo quý/ tháng/ năm cho các Bộ ngành liên quan, nhà tài trợ và HUP về tiến độ và kết quả của các chương trình dự án hợp tác

3.4. Đầu mối liên hệ, xúc tiến hợp tác với các Trường, đối tác quốc tế ĐSQ của các nước thuộc Châu Á, bao gồm nhưng không giới hạn:

 - Liên hệ với các cơ quan chức năng liên quan làm thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn vào thuộc lĩnh vực phụ trách. Giải quyết các vấn đề phát sinh.

- Trao đổi/ phối hợp trao đổi với chuyên gia và các đơn vị liên quan xây dựng nội dung bài giảng/ nội dung buổi làm việc.

- Viết và đưa tin lên trang web, sắp xếp xe cộ đưa đón và chuẩn bị các hoạt động lễ tân liên quan.

3.5. Phụ trách các hoạt động HTQT của Trung tâm quốc gia về Thông tin thuốc và theo dõi phản ứng có hại của thuốc (chương trình hợp tác với tổ chức MSH, ISOP, WHO, dự án Quỹ toàn cầu…).

3.6. Chịu trách nhiệm tổng hợp đoàn vào hàng năm của nhà trường. Tổng hợp và báo cáo đoàn vào theo tháng/ quý/ năm cho HUP, Bộ Y Tế và Bộ Công An khi có yêu cầu.

3.7. Quản lý công tác an ninh chính trị nội bộ mảng HTQT, hướng dẫn cho các đồng nghiệp khác và các đơn vị trong trường về các quy định của Bộ Y Tế, Bộ Công an trong an ninh đối ngoại, an ninh chính trị nội bộ (bao gồm việc hoàn tất các báo cáo thường quy/ đột suất khi có yêu cầu.).

3.8. Lưu trữ, quản lý hộ chiếu công vụ của trường.

3.9. Hướng dẫn/ hỗ trợ thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn vào/ đoàn ra của các chương trình thuộc phạm vi cá nhân quản lý.

3.10.  Phụ trách việc chấm công và các công việc liên quan đến công đoàn - Tổ trưởng công đoàn.

3.11. Đầu mối lên kế hoạch, danh sách gửi thiệp Noel, chúc mừng năm mới cho các đối tác quốc tế, bao gồm: (1) Tổng hợp danh sách gửi thiệp; (2) Thiết kế và đề xuất mẫu thiệp; (3) Tổng hợp danh sách gửi chuyển HCTH.

3.12. Đầu mối tạm ứng, thanh quyết toán các hoạt động của phòng HTQT.

3.13. Hỗ trợ xác nhận văn bằng, chứng chỉ khi có yêu cầu.

3.14. Phối hợp/ hỗ trợ các đồng nghiệp và các công việc khác theo chỉ đạo của trưởng phòng.

4. Vũ Thùy Dương  (70 % biên chế)

4.1. Tham gia dự án ODA Hàn Quốc (tham gia nhóm thư ký dự án):

- Hỗ trợ hoạt động GPMB và bồi thường: liên hệ với các đơn vị liên quan cập nhật tình hình, tiến độ, vướng mắc. Cung cấp thông tin, tài liệu về hạ tầng (thiết kế cơ sở, bản đồ địa hình, quy hoạch khu đất, căn cứ pháp lý của dự án) cho các cơ quan, ban ngành của Bắc Ninh. Tham gia ghi biên bản các buổi họp tại thực địa. Chuẩn bị công văn/ văn bản cho các nội dung liên quan.

- Hỗ trợ hoạt động đấu thầu: Phối hợp với các đơn vị tư vấn xây dựng kế hoạch đấu thầu, lập trình tự đấu thầu cho các gói thầu sau khi Bộ Y tế phê duyệt. Trong quá trình tổ chức thực hiện lựa chọn nhà thầu, bám sát các quy định của Luật Đấu thầu và các Nghị định của Nhà nước để đảm bảo từng bước triển khai được thực hiện theo đúng quy định về mặt thời gian, tiến trình. Hỗ trợ dự thảo biên bản thương thảo hợp đồng đảm bảo hình thức hợp đồng, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện… tuân thủ theo Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt . Đăng tải thông tin đấu thầu lên Báo đấu thầu, lưu trữ các văn bản pháp lý về đấu thầu xuyên xuốt quá trình thực hiện.

- Hỗ trợ hoạt động quản lý dự án: (1) quản lý hợp đồng: kiểm tra thực tế thực hiện của các hợp đồng đã ký kết về mặt tiến độ thực hiện, nhân sự huy động…, tổng hợp hồ sơ thanh quyết toán theo đầy đủ theo quy định của Bộ Y tế và Kho bạc, phối hợp chuẩn bị biên bản thanh lý cho từng hợp đồng; (2) Lập / phối hợp lập kế hoạch hoạt động: tổng hợp các hoạt động cần triển khai, trình tự triển khai theo thực thế công việc và quy định về quản lý xây dựng, nguồn vốn cho từng hoạt động từ văn kiện dự án được phê duyệt; Xây dựng kế hoạch đấu thầu: yêu cầu các bên có trách nhiệm liên quan lập và thẩm định dự toán, phối hợp làm tờ trình lên Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu; (3) Hỗ trợ nhà thầu làm thủ tục mở văn phòng đại diện, xin giấy phép làm việc/ lưu trú, mở tài khoản, các thủ tục khác…; (4) Hỗ trợ nhà thầu làm việc với các cơ quan ban ngành của Việt Nam giải quyết các vấn đề liên quan (thủ tục làm bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán…).

- Tổ chức, lên chương trình, chuẩn bị tài liệu, viết biên bản các buổi họp của PMU với nhà thầu Coninco.

- Hỗ trợ dịch trực tiếp cho các chuyên gia khi làm việc tại thực địa hoặc các đơn vị liên quan trong trường (liên quan đến mảng chuyên môn đặc thù về xây dựng, thanh quyết toán)

- Tổ chức lưu trữ tài liệu dự án theo quy định (các tài liệu, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ thanh quyết toán, văn kiện….)

4.2. Hỗ trợ các đồng nghiệp trong phòng làm thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn vào; thủ tục xin giấy phép mở văn phòng và giấy phép lao động cho đối tác nước ngoài.

4.3. Quản lý việc cập nhật chia sẻ với các đồng nghiệp về các công nghệ/ yêu cầu của nhà trường về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính của HUP.

4.4. Quản lý tài sản, thiết bị của phòng. Hỗ trợ sửa chữa khi cần.

4.5. Phối hợp/ hỗ trợ các đồng nghiệp và các công việc khác theo chỉ đạo của trưởng phòng. 

5. Nguyễn Thị Anh : đi học

 ​