Chức năng nhiệm vụ Phòng Hành chính tổng hợp (01/03/2010)

I. Chức năng
   Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác Kế hoạch - Tổng hợp và công tác hành chính của nhà trường theo quy định.
II. Nhiệm vụ
    * Công tác Kế hoạch - Tổng hợp:
       1. Phối hợp xây dựng chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch phát triển của Trường và tổ chức triển khai chiến lược, quy hoạch, kế hoạch khi được phê duyệt.
       2. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm và kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quy hoạch, kế hoạch của các đơn vị.
       3. Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý, hiệu quả thực hiện chiến lược, quy hoạch và kế hoạch của Trường.
       4. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Trường và lịch công tác hàng tuần của Ban giám hiệu; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra.
       5. Theo dõi, thu thập, tổng hợp, phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị và của Trường báo cáo Ban giám hiệu để chỉ đạo điều hành.
       6. Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban giám hiệu và cấp trên; công bố các số liệu thống kê hàng năm, hàng quý, hàng tháng của Trường.
       7. Làm thư ký cho các hội nghị, cuộc họp chung của Trường và theo yêu cầu của Ban giám hiệu.
    * Công tác hành chính:
       1. Tiếp nhận, xử lý, tổ chức quản lý các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ; sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến ban giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong trường theo qui định.
       2. Hướng dẫn các đơn vị trong Trường về thể thức các văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trong toàn trường; thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành; kiểm tra về thể thức các văn bản trước khi trình Ban giám hiệu ký, duyệt; theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.
       3. Dự thảo các báo cáo, công văn… của Trường theo yêu cầu của Ban giám hiệu.
       4. Chứng thực, sao lục các công văn, văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ hành chính của cán bộ, sinh viên và của Trường trong phạm vi được uỷ quyền và theo quy định của Luật Công chứng. Sao chụp các văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Ban giám hiệu nhà trường.
       5. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của Trường theo sự uỷ nhiệm của Ban giám hiệu.
       6. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu chung của Trường. Hướng dẫn cán bộ viên chức lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ hàng năm theo quy định hiện hành. Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở các đơn vị về lưu trữ chung của Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thác chung. Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị theo quy định.
       7. Quản lý con dấu và bộ khắc tên của lãnh đạo nhà trường theo quy định hiện hành.
       8. Quản lý hệ thống điện thoại, fax của Trường theo quy định.
       9. Tổ chức và phối hợp tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với trường.
      10. Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong Trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của các cơ quan chức năng; đầu mối tiếp nhận các đơn thư khiếu nại tố cáo của cán bộ, sinh viên báo cáo lãnh đạo nhà trường giải quyết.
      11. Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các lễ khai giảng, tốt nghiệp của Trường.
      12. Theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị và của Trường.
      13. Quản lý xe ô tô và xăng dầu theo quy định, đảm bảo phục vụ kịp thời, an toàn và tiết kiệm.
      14. Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Ban giám hiệu.
      15. Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác do nhà trường giao.
III. Quản lý đơn vị
      Giao ban phòng hàng tuần để điều chỉnh kịp thời các khó khăn phát sinh trong quá trình công tác. Phân công quản lý theo mảng công việc và theo dõi tiến độ thực hiện.
      Khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức của phòng được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực quản lý, ngoại ngữ, tin học... Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ viên chức của phòng.
      Quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trường, đơn vị.