Chức năng nhiệm vụ Phòng Quản lý sinh viên (11/05/2015)

I. Chức năng:

Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý sinh viên và tổ chức thực hiện công tác quản lý sinh viên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định của nhà trường.

II. Nhiệm vụ:

1. Xây dựng hướng dẫn thực hiện các qui định cụ thể trong Qui chế học sinh sinh viên tại Trường Đại học Dược Hà Nội và các văn bản khác liên quan đến quản lý sinh viên trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành.

2. Tổ chức các lớp và thực hiện các nhiệm vụ quản lý sinh viên:

- Tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển vào học theo quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo và nhà trường. Sắp xếp sinh viên vào các lớp, tổ và chỉ định ban cán sự lâm thời cho các lớp trong thời gian đầu khoá học;

- Kiện toàn hệ thống cán bộ tổ, lớp đầu các năm học;

- Làm thẻ cho sinh viên nhập học, thu thẻ sinh viên thôi học, tốt nghiệp ra trường và giải quyết các vấn đề phát sinh về thẻ trong quá trình sinh viên học tập tại trường;

- Thống kê, lập các báo cáo định kỳ về sinh viên, quản lý hồ sơ của sinh viên trúng tuyển, trả hồ sơ cho sinh viên khi ra trường;

- Lập danh sách ngừng học, thôi học và tiếp tục vào học sau ngừng học theo định kỳ và theo đề nghị của người học trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt và ra quyết định;

- Làm đầu mối giúp Hiệu trưởng trong việc theo dõi, đánh giá ý thức học tập, rèn luyện của sinh viên; phân loại, xếp loại sinh viên cuối học kỳ, năm học, khoá học; chỉ đạo các lớp tổng kết và bình xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân sinh viên đạt thành tích cao trong học tập và rèn luyện; xử lý kỷ luật đối với sinh viên vi phạm nội quy, quy chế; xét học bổng, học phí cho sinh viên;

- Tổ chức thực hiện việc trao đổi kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên với gia đình;

- Đề xuất đội ngũ cố vấn học tập để nhà trường phê duyệt và phối hợp với đội ngũ cố vấn học tập trong quản lý sinh viên;

- Xây dựng và quản lý hệ thống địa chỉ liên lạc với sinh viên sau tốt nghiệp;

- Phối hợp với Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng trong thu thập thông tin phản hồi từ sinh viên trong quá trình học và sau khi tốt nghiệp;

- Phối hợp với Phòng Đào tạo, Hành chính tổng hợp và Phòng Công tác chính trị trong tổ chức khai giảng năm học và phát bằng tốt nghiệp cho sinh viên;

- Tổ chức và quản lý việc sinh viên tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, thi Olympic các môn học, thi sáng tạo tài năng trẻ và các hoạt động khuyến khích học tập khác;

- Hỗ trợ Phòng Đào tạo trong công tác tuyển sinh.

3. Giáo dục chính trị tư tưởng cho người học

- Tổ chức triển khai công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho sinh viên theo kế hoạch của nhà trường; tổ chức các hoạt động khác ngoài giờ lên lớp;

- Tổ chức và quản lý các đợt sinh hoạt công dân - HSSV theo kế hoạch, phổ biến chính sách, pháp luật, chế độ và các sinh hoạt chính trị khác;

- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên, phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các tổ chức chính trị - xã hội khác có liên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho sinh viên có môi trường rèn luyện, phấn đấu.

4. Tư vấn, hướng nghiệp và giải quyết chế độ chính sách liên quan đến người học:

- Thực hiện tư vấn pháp lý, tâm lý, xã hội cho sinh viên; triển khai phổ biến các chính sách liên quan đến sinh viên;

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước quy định đối với sinh viên về học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, bảo hiểm, tín dụng đào tạo và các chế độ khác có liên quan đến sinh viên;

- Đề xuất danh sách sinh viên có hoàn cảnh khó khăn để nhà trường xem xét giải quyết;    

- Phối hợp với Trạm Y tế triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, quản lý và chăm sóc sức khỏe cho sinh viên;

- Tổ chức công tác hướng nghiệp, tư vấn việc làm cho sinh viên.

5. Thực hiện công tác an ninh - chính trị, trật tự - an toàn xã hội, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội:

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm, ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS; hướng dẫn sinh viên chấp hành pháp luật và nội quy, quy chế;

- Phối hợp với Ban quản lý Khu nội trú tổ chức tiếp nhận sinh viên vào Khu nội trú; tổ chức và duy trì hoạt động của các tổ chức tự quản của sinh viên trong khu nội trú;

- Quản lý sinh viên ngoại trú, giải quyết các xác nhận để sinh viên có thể đăng ký tạm trú tại nơi cư trú. Quản lý sự thay đổi chỗ ở của sinh viên trong khu nội trú và chuyển từ Khu nội trú ra ngoài;

- Phối hợp với các phòng Hành chính tổng hợp, Tổ chức cán bộ, các cấp chính quyền địa phương trên địa bàn nơi trường đóng, khu vực có sinh viên ngoại trú xây dựng kế hoạch bảo đảm an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho sinh viên; giải quyết kịp thời các vụ việc liên quan đến sinh viên.

6. Công tác văn hóa - văn nghệ, thể dục - thể thao, y tế và vệ sinh môi trường:

- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các đơn vị tổ chức cho sinh viên tham gia các hoạt động văn hóa - văn nghệ, thể dục - thể thao;

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến công tác y tế trường học, vệ sinh môi trường; phối hợp với Trạm y tế trong công tác phòng chống dịch, bệnh;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, giám sát thường xuyên nhằm duy trì nề nếp giữ gìn vệ sinh môi trường của các lớp học để bảo đảm vệ sinh tại công trình vệ sinh chung.

7. Cập nhật, cung cấp các thông tin về mảng công tác của đơn vị cho website của nhà trường.

8. Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm khác do nhà trường giao.

III. Quản lý đơn vị:

            Giao ban phòng định kỳ hoặc đột xuất để điều chỉnh kịp thời các khó khăn phát sinh trong quá trình công tác. Phân công quản lý theo mảng công việc và theo dõi tiến độ thực hiện.

            Khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức của phòng được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực quản lý, ngoại ngữ, tin học; chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, viên chức của phòng.

            Quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trường, đơn vị.  

​